Юридична адреса та «віртуальний офіс» для фірми в Польщі

Для того щоб відкрити фірму в Польщі власнику бізнесу необхідно подбати про місце її реєстрації. І тут є два ключових питання:

1. Яке місто в Польщі обрати для реєстрації фірми?
2. Як обрати адресу реєстрації та у якому форматі організовувати офіційне місце ведення діяльності: найняти реальний офіс чи лише адресу для кореспонденції, скористатися послугами «віртуального офісу» або ж зареєструвати фірму за місцем свого проживання в Польщі.

Перш за все варто зауважити, що у польському законодавстві існують два різних поняття, які стосуються місця реєстрації компанії, а саме: «siedziba spółki», що можна перекласти як «офіс компанії», та «adres spółki», що є власне адресою самої фірми.

«Офіс компанії» (siedziba spółki) – це місто або населений пункт в Польщі, де фірма зареєстрована, наприклад Ряшів, Вроцлав, Варшава або Люблін. Інформація про місто реєстрації є обов’язковим пунктом установчого договору  польської компанії(статуту).

Натомість адреса компанії (adres spółki) – це конкретна адреса, за якою фірма зареєстрована, що включає місто, вулицю, будинок, номер офісу або квартири. Адреса не вписується в установчий договір, а визначається правлінням в рамках території «офісу компанії» та зазначається в реєстрі юридичних осіб.

Вибір населеного пункту для реєстрації (siedziba spółki) залежить від особливостей самого бізнесу. Комусь визначальною є територія розміщення: наприклад у столиці (для кращого позиціонування), або біля кордону чи моря (з мотивів оптимального логістичного сполучення). Для когось територія не має особливого значення, проте важливою є вартість нерухомості чи робочої сили. Комусь і це не є важливим, проте ключову роль відіграють особливості роботи державних органів (податкове управління, митниця чи управління праці). Обираючи місто для реєстрації визначте, що є пріоритетним для Вас, та проконсультуйтеся зі спеціалістом щодо можливих застережень.

Далі визначаємося з адресою компанії. Це потрібно зробити перед реєстрацію фірми, оскільки дані адреси подаються реєстратору разом з усіма іншими документами на початковому етапі створення компанії.

При виборі адреси варто зважати на два моменти:

1. Важливість поштової кореспонденції в Польщі

У цій країні до сьогодні велике значення має обмін листами, оскільки саме у такий спосіб державні органи найчастіше комунікують з бізнесом. Тому при виборі адреси реєстрації потрібно переконатися у тому, що листи від контролюючих органів до Вас доходитимуть і доходитимуть вчасно.

2. Необхідність договору найму (піднайму) приміщення

Після реєстрації компанії, на стадії відкриття банківського рахунку та отримання статусу платника ПДВ (VAT), вам необхідно буде надавати банку та податковому управлінню  договір, який підтверджуватиме правомірність використання компанією адреси реєстрації.

Практика нашої роботи свідчить, що найкращим варіантом в цьому контексті є оформлення договір найму (оренди) приміщення (або частини приміщення). З іншими формами договорів (як то: договір користування адресою) існує великий ризик відмови у відкритті рахунку та наданні вам статусу платника VAT.

Виходячи з цього, слід зрозуміти, в який спосіб для Вас найоптимальніше буде організувати офіційне місце діяльності компанії в Польщі. Таких способів є три:

1. Організувати реальний офіс

Побутує думка, що найкращим варіантом вирішення питання з адресою – це реєстрація фірми на власний чи орендований офіс. Вважається, що в очах контролюючих органів компанія з реальним офісом має краще позиціонування.

Однак, такий варіант можна вважати вдалим лише за умови, що в офісі постійно перебуватиме представник вашої компанії, який зможе приймати вхідну кореспонденцію та оперативно інформувати про це Вас. Так трапляється не завжди. З іншого боку, істотним недоліком реального офісу є витрати на його утримання (орендна плата, купівля обладнання, оплата працівникам тощо).

2. Використати домашню адресу в Польщі для реєстрації фірми

Інколи власники бізнесу розглядають можливість реєстрації компанії за адресою свого проживання в Польщі. Цей варіант загалом не може вважатися вдалим.

По-перше, як вже зазначалося, для відкриття банківського рахунку та отримання статусу платника VAT необхідно буде оформити договір найму чи документи на право власності приміщення. Якщо житло вами орендоване, то необхідним буде одержання згоди власника на використання його майна в цілях підприємницької діяльності (навіть якщо це лише адреса для реєстрації фірми). Практика показує, що власники житла, як правило, негативно ставляться до подібних ініціатив.

По-друге, при зміні житла, Вам необхідно буде змінювати адресу фірми в реєстрі, що у випадку підприємства не є надто простою процедурою.

Детальніше читайте: «Як змінити адресу польської компанії».

По-третє, у випадку перевірки, представник контролюючого органу змушений буде прийти безпосередньо до Вас додому, а це не для всіх підходить.

По-четверте, реєстрація на домашню адресу для деяких напрямків бізнесу може бути недоречною. Наприклад, якщо Ви займаєтеся гуртовою торгівлею, будівельними роботами чи перевезеннями, то реєстрація компанії вдома може ускладнити комунікацію з податковими органами Польщі.

Розглядати домашню адресу в якості місця реєстрації фірми можна коли Ви:

• реєструєте індивідуального підприємця а не підприємство;
• працюєте у сфері ІТ, як фрілансер.

За цих умов, Ви, при потребі, зможете швидко змінити адресу реєстрації, а Ваша підприємницька діяльність вдома трактуватиметься контролюючими органами як нормальний і допустимий варіант роботи.

3. Зареєструвати фірму на «віртуальний офіс»

Найпоширенішим способом організації місця офіційної діяльності компанії в Польщі, а відтак і адреси її реєстрації – є «віртуальний офіс». Це послуга спеціалізованих компаній, які забезпечують функціонування юридичної адреси Вашого підприємства в Польщі, приймають від його імені кореспонденцію та повідомляють Вас про це.

Віртуальність такого офісу є умовною. По своїй суті це реальне офісне приміщення, з реальною адресою, в якому окрім вашої компанії зареєстровані також і інші підприємства. В офісі на постійній основі працюють менеджери, основним завданням яких є опрацювання кореспонденції компаній-клієнтів.

При роботі з «віртуальним офісом» ви отримуєте:

• юридичну адресу для реєстрації компанії в Польщі;
• договір найму частини приміщення, що є необхідним для банку та контролюючих органів;
• послуги менеджера з приймання вхідної кореспонденції вашої фірми, сканування листів та пересилання Вам їх копій.

Звичайно, на ринку Польщі є багато різноманітних пропозицій «віртуального офісу», однак обирати варто ті компанії, які забезпечують саме ці ключові опції.

Детальніше про це читайте в матеріалі: “Як організувати роботу «віртуального офісу» в Польщі”

Ми в ЮФ «Romaniuk & Partners», допомагаємо клієнтам підібрати належний віртуальний офіс в місті де планується реєстрація їх компанії.

Якщо Вам необхідна адреса для польської фірми та послуги “віртуального офісу” – звертайтеся! Ми зможемо запропонувати Вам оптимальні рішення.

Повну інформацію про реєстрацію фірми в Польщі в 2026 році читайте за цим посиланням

У Вас залишилися запитання?

Телефонуйте: +38 (098) 275 57 33

+48 731 775 959 !

Розповім про все детальніше!