Електронне вручення (E-Doreczenia) – нова форма листування в Польщі

З початку 2025 року в Польщі вводиться нова форма офіційного листування – E–Doreczenia. Це спеціальна електронна система обміну кореспонденцією, яка покликана спростити та замінити в Польщі відправку паперових рекомендованих листів з повідомленням про вручення.

Основний і найважливіший аспект змін полягає в тому, що використання E–Doreczenia стало обов’язковим для польських органів державної влади в ситуаціях, коли необхідно направити комусь рекомендованого листа. Відтепер це слід робити через нову електронну систему.

Друга важлива складова змін – лист, що надісланий через систему «E-Doreczenia» вважається врученим адресату після спливу 14 денного терміну.

Власники та керівники бізнесу в Польщі, в свою чергу, повинні обов’язково враховувати в своїй роботі таке нововведення, оскільки повідомлення від податкової служби, митниці чи ZUS надходитимуть до них вже новим каналом зв’язку.

Як це працює:

1. Міністерство Цифровізації Польщі створило спеціальну електронну систему для листування. В цій системі повинні зареєструватися як державні структури, так і приватні компанії, а також індивідуальні підприємці.

Встановлено графік обов’язкового впровадження E-Doreczenia для різних суб’єктів, а саме:

• від 01.01.2025 року – державні установи, всі новостворені компанії та індивідуальні підприємці.
• від 01.04.2025 року – всі компанії, що були зареєстровані до 01.01.2025 року.
• від 01.07.2025 року – індивідуальні підприємці при внесенні змін до інформації в реєстрі CEIDG.
• від 01.10.2025 року – всі підприємці, що були зареєстровані до 01.01.2025 року.

Таким чином, впродовж 2025 року всі фірми в Польщі мають зареєструватися в системі E-Doreczenia.

2. Кожному зареєстрованому суб’єкту присвоюється спеціальна унікальна адреса. В рамках системи формується єдина база електронних адрес (BAE), до якої матиме доступ кожен зареєстрований користувач.

Інформація про адресу E-Doreczenia для кожної юридичної особи відображатиметься також серед її данихв реєстрі KRS. Адреси індивідуальних підприємців, відповідно, міститимуться в CEIDG.

3. Для кожного користувача Міністерство Цифровізації створює окрему електронну скриньку.

4. Доступ до цієї скриньки матиме її адміністратор – керівник компанії чи спеціально визначена ним для цього довірена особа. Адміністраторів може бути одночасно декілька. Вхід до скриньки, одержання та відправлення листів з її допомогою здійснюється адміністратором за допомогою його електронного підпису (Profil zaufany чи Podpis kwalifikowany).

5. В налаштуваннях електронної скриньки адміністратор вказує звичайний емейл, на який приходитимуть сповіщення про отриманий лист в E-Doreczenia.

У випадку надходження на адресу вашої фірми листа через систему E-Doreczenia, сповіщення про це прийде на звичайну електронну адресу визначеного адміністратора. Далі, адміністратору необхідно буде за допомогою електронного підпису зайти на скриньку у цій системі та отримати листа. Якщо адміністратор цього не зробить, лист все одно вважатиметься доставленим фірмі після спливу 14-денного терміну з моменту відправлення.

Щоб зареєструвати та впровадити E-Doreczenia необхідно:

1. Авторизуватися на порталі Biznes.gov.pl. Для авторизації необхідний Вам буде Profil zaufany чи Podpis kwalifikowany.
2. Заповнити та надіслати до Міністра Циферизації подання про створення адреси та електронної скриньки в системі E-Doreczenia.
3. Після створення скриньки – активувати її за допомогою електронного підпису (Profil zaufany чи Podpis kwalifikowany).
4. Визначити хто буде адміністратором вашої скриньки. Це може бути власник чи керівник компанії, індивідуальний підприємець безпосередньо, хтось з працівників чи навіть інша особа, що не пов’язана з фірмою. Для того, щоб бути адміністратором скриньки E-Doreczenia, необхідно мати код PESEL та електронний підпис.
5. Зазначити в налаштуваннях скриньки звичайний емейл, на який приходитимуть сповіщення з системи E-Doreczenia.

Важливо також пам’ятати, що адреса E-Doreczenia з’являється в реєстрі підприємства чи індивідуального підприємця автоматично після її створення Міністерством Циферизації. Запис такої адреси до реєстру не потребує від фірми додаткових подань реєстратору та оплати реєстраційного збору.

Що буде, якщо не зареєструвати фірму до E-Doreczenia

Штрафу за відсутність реєстрації фірми в новій системі не передбачено.

Однак, в подальшому, існує ризик не отримати важливу кореспонденцію від контролюючих органів.

На даний час для компаній, що не зареєстровані в E-Doreczenia, документи контролюючими органами відправляються по гібридній поштовій процедурі PUH (Publiczna Usługa Hybrydowa) за наступним алгоритмом:

1. Відправник надсилає електронний документ через E-Doreczenia.
2. Оператор послуги приймає цифровий документ, друкує його та упаковує у конверт.
3. Поштова служба доставляє паперовий лист одержувачу за юридичною адресою реєстрації.

Проте, невідомо скільки ще часу контролюючі органи будуть використовувати цю гібридну процедуру при обов’язку для всіх суб’єктів підприємницької діяльності реєструватися в системі E-Doreczenia. Не виключеним є сценарій, за якого на певному етапі впровадження змін, Міністерство Циферизації в односторонньому порядку присвоїть всім незареєстрованим в системі фірмам електронні адреси E-Doreczenia.

Щоб не втратити контролю над цим процесом і вчасно одержувати важливу кореспонденцію, я рекомендую не зволікати з реєстрацією, а налаштувати E-Doreczenia відповідно до своїх потреб та активно використовувати нові можливості цієї системи.

В разі необхідності, наші співробітники зможуть допомогти Вам створити для фірми скриньку в E-Doreczenia, а також взяти на себе функції її адміністратора.

Якщо у Вас є запитання – телефонуйте!

+38 (098) 275 57 33

+48 731 775 959 !

Розповім про все детальніше!