Як організувати роботу «віртуального офісу» в Польщі

Коли бізнес починає працювати за кордоном не завжди є можливість організувати в іншій країні роботу власного офісу. Це тягне за собою низку витрат, як то: пошук підходящого приміщення, орендна плата, комунальні послуги, придбання меблів та офісної техніки, найм працівників тощо. Зрештою, в такому реальному офісі далеко на завжди є і потреба.

Читайте також: “Реєстрація фірми в Польщі: що потрібно врахувати?” 

Оптимальне рішення проблеми пропонують компанії, що надають послуги т.з. «віртуального офісу». Вони забезпечують адресу для реєстрації вашого бізнесу, приймають вхідну кореспонденцію та передають її Вам. В окремих випадках, такий офіс може приймати також телефонні дзвінки, комунікувати з контролюючими органами, надавати Вам в користування реальні приміщення для роботи чи переговорів.

Однак не всі пропозиції «віртуальних офісів» є однаково корисними, а фірми, що їх надають – професійними та клієнтоорієнтованими. Не рідко у власників бізнесу виникають проблеми у відносинах з такими іноземними контрагентами.

Читайте додатково: «Юридична адреса та «віртуальний офіс» для фірми в Польщі»

Ось кілька порад як оптимально обрати та налаштувати для свого бізнесу роботу «віртуального офісу» за кордоном (на прикладі роботи в Польщі).

1. Обирайте професійні послуги.

На ринку існує безліч пропозицій щодо послуг «віртуального офісу». Їх можуть надавати як спеціалізована компанія, так і бухгалтери, юристи, митні брокери, патентні повірені та інші. Ви також можете мати знайомого за кордоном, який запропонує Вам зареєструвати бізнес за його адресою.

Вибирайте тих, хто спеціалізується саме на послугах «віртуального офісу». Чому? Характер роботи бухгалтерів, юристів та інших професійних фахівців, як правило, є відмінним від менеджерської роботи з кореспонденцією. Вони заробляють в інших напрямках та проектах, а ведення «віртуального офісу» є для них вторинним та дрібним. Відтак, зазвичай у них відсутні стандартизовані підходи до обробки вхідної кореспонденції іших компаній, подальшої її передачі клієнту, збереження документів, охорони конфіденційної інформації тощо.

З реєстрацією компанії у знайомого за кордоном ще складніше. Ви не матимете певності: а ) скільки така «співпраця» триватиме, б) чи справно прийматиметься кореспонденція, в) чи вчасно передаватиметься кореспонденція Вам, та багато іншого.

Компанії які, спеціалізуються власне на «віртуальних офісах», здебільшого серйозніше ставляться до організації та процесу надання таких послуг.

2. Перше враження – важливе.

Обираючи собі «віртуальний офіс», проаналізуйте та оцініть інтернет сторінку компанії, що такі послуги пропонує. З сайту можна багато чого дізнатися про компанію, яка надає професійні послуги. Якщо сайт безнадійно застарілий, зміст та спосіб розміщення інформації залишають бажати кращого – це з високою імовірністю може свідчити, що і в роботі з клієнтами компанія далека від належних стандартів надання послуг.

За можливості, відвідайте також офіс компанії, познайомтеся з керівництвом, оцініть в загальному, як у них оргаізована робота «зсередини» і чи викликають люди, які надають послуги «віртуального офісу», у Вас довіру.

3. Визначте та погодьте порядок співпраці.

У рамках «віртуального офісу» можуть надаватися послуги різного спектру та обсягу: від простого приймання листів, які Ви потім самі фактично забираєте, до повної обробки кореспонденції та інформування Вас зручними каналами зв’язку.

Найоптимальнішим варіантом є той, за якого «віртуальний офіс» отримує кореспонденцію, одразу сканує її (разом із конвертом) та відправляє на Вашу електронну адресу, або адресу особи, яку Ви для цього визначите. Оригінали документів Ви згодом забираєте у зручний для Вас час.

Слід також обумовити питання прийому «віртуальним офісом» представників контролюючих органів. В процесі життєдіяльності Вашої компанії комунікація з органами влади є невід’ємною складовою. В разі перевірки чи звичайного візиту чиновника для з’ясування тієї чи іншої інформації, працівник «віртуального офісу» повинен: а) прийняти та приділити увагу представнику влади, б) підтвердити факт знаходження Вашої компанії за цією адресою, в) підтвердити, що правління Вашої компанії систематично збирається в цьому офісі для вирішення питань діяльності бізнесу, г) надати представнику влади Ваші контакти або контакти Вашого менеджера для подальшої комунікації.

4. Читайте договір.

Вкрай важливо розуміти умови договору з «віртуальним офісом», адже Вам, скоріш за все, запропонують його до підписання іноземною мовою. Як правило, за своєю суттю це т.з. договори приєднання, де Вам не вдасться внести якихось кардинальних правок. На що слід звернути особливу увагу?

Перш за все, це має бути договір найму (піднайму) приміщення, а не договір користування адресою, надання послуг менеджера, бухгалтера, юриста і.т.п. В подальшому Ваш договір найму матиме значення при комунікації з податковими та іншими контролюючими органами. Предметом договору може бути певне офісне приміщення або його частина. Найм може оформлюватися як на увесь час,так і на визначені дні чи години (наприклад щочеверга з 09:00 до 11:00).

Важливо також розуміти зміст відповідальності за невиконання сторонами своїх зобов’язаньта порядок припинення дії договору. Досить часто в договорахз «віртуальним офісом»вставлюється обов’язок для клієнта після припинення договору терміново перереєструвати свою фірму на іншу адресу. В іншому випадку– передбачається істотний штраф. Власники фірм часто не відслідковують момент припинення договору та не виконують вчасно цього обов’язку

5. Слідкуйте за розрахунками.

Оплата за «віртуальний офіс» залежить від обсягу замовлених послуг, та може здійснюватися кожного місяця, щоквартально, або ж на півроку чи рік наперед. Моя порада – зробити передплату хоча б на 6 місяців. Це зменшить вартість послуг, зекономить час на адміністрування процесу, а також витрати на бухгалтерський облік щомісячних рахунків.

Якщо клієнт допускає заборгованість, компанія, що надає послуги «віртуального офісу», як правило, припиняє договір в односторонньому порядку та перестає приймати кореспонденцію фірми. Окрім того, усталеною є практика, коли власник «віртуального офісу» звертається до реєстратора про викреслення щодо такого боржника відомостей про адресу реєстрації. За таких умов Ви ризикуєте втрати контроль над тим, що відбувається у відносинах Вашої іноземеної компанії та відповідними контролючими органами.

Тому не допускайте заборгованостей. Якщо Ваша компанія тимчасово не працює, краще оптимізувати пакет послуг «віртуального офісу», ніж взагалі відмовитися від таких послуг.

Повну інформацію про реєстрацію фірми в Польщі в 2026 році читайте за цим посиланням

У Вас залишилися запитання?

Телефонуйте: +38 (098) 275 57 33

+48 731 775 959 !

Розповім про все детальніше!