Юридический адрес и «виртуальный офис» для фирмы в Польше

Для того, чтобы открыть фирму в Польше владельцу бизнеса, необходимо позаботиться о месте ее регистрации. И здесь есть два ключевых вопроса:

1. Какой город в Польше выбрать для регистрации?
2. Как выбрать адрес регистрации и в каком формате организовывать официальное место ведения деятельности: нанять реальный офис или только адрес для корреспонденции, воспользоваться услугами «виртуального офиса» или зарегистрировать фирму по месту своего проживания в Польше.

Прежде всего, следует отметить, что в польском законодательстве существуют два разных понятия, касающиеся места регистрации компании, а именно: «siedziba spółki», что можно перевести как «офис компании», и «adres spółki», что является собственно адресом самой фирмы.

«Офис компании» (siedziba spółki) – это город или населенный пункт в Польше, где фирма зарегистрирована, например, Жешув, Вроцлав, Варшава или Люблин. Информация о городе регистрации является обязательным пунктом учредительного договора польской компании (устава).

В свою очередь, адрес компании (adres spółki) – это конкретный адрес, по которому фирма зарегистрирована (город, улица, дом, номер офиса или квартиры). Адрес не вписывается в учредительный договор, а определяется правлением в рамках территории «офиса компании» и указывается в реестре юридических лиц.

Выбор населённого пункта для регистрации (siedziba spółki) зависит от особенностей самого бизнеса. Кому-то определяющей является территория размещения: например, в столице (для лучшего позиционирования), либо возле границы или моря (что дает оптимальное логистическое сообщение). Для кого-то территория не имеет особого значения, однако важна стоимость недвижимости или рабочей силы. Кому-то и это не важно, однако ключевую роль играют особенности работы государственных органов (налоговое управление, таможня или управление труда). Выбирая город для регистрации определите, что является приоритетным для Вас, и проконсультируйтесь со специалистом по поводу возможных рисков.

Далее определяемся с адресом компании. Это нужно сделать перед регистрацией фирмы, поскольку данные адреса подаются регистратору вместе со всеми остальными документами на начальном этапе создания компании.

При выборе адреса следует учитывать два момента:

1. Важность почтовой корреспонденции в Польше

В этой стране до сих пор большое значение имеет обмен письмами, поскольку именно таким образом государственные органы чаще всего общаются с бизнесом. Поэтому при выборе адреса регистрации нужно убедиться в том, что письма от контролирующих органов будут до Вас доходить и доходить вовремя.

2. Необходимость договора найма (поднайма) помещения

После регистрации компании, на стадии открытия банковского счета и получения статуса плательщика НДС (VAT), вам необходимо будет предоставлять банку и налоговому управлению договор, подтверждающий правомерность использования компанией адреса регистрации.

Практика нашей работы свидетельствует, что лучшим вариантом в этом контексте является оформление договора найма (аренды) помещения (или части помещения). С другими формами договоров (как: договор пользования адресом) существует большой риск отказа в открытии счета и предоставлении вам статуса плательщика VAT.

Исходя из этого, следует понять, каким образом для Вас оптимально будет организовать официальное место деятельности компании в Польше. Таких способов есть три:

1. Организовать реальный офис

Бытует мнение, что лучший вариант решения вопроса с адресом – это регистрация фирмы на собственный или арендованный офис. Считается, что в глазах контролирующих органов компания с реальным офисом имеет лучшее позиционирование.

Однако такой вариант можно считать удачным только при условии, что в офисе будет постоянно находиться представитель вашей компании, который сможет принимать входящую корреспонденцию и оперативно информировать Вас об этом. Так случается не всегда. С другой стороны, существенным недостатком реального офиса являются расходы по его содержанию (арендная плата, покупка оборудования, оплата работникам и т.п.).

2. Использовать домашний адрес в Польше для регистрации фирмы

Иногда собственники бизнеса рассматривают возможность регистрации компании по адресу своего проживания в Польше. Этот вариант в общем-то не может считаться удачным.

Во-первых, как отмечалось, для открытия банковского счета и получения статуса плательщика VAT необходимо будет оформить договор найма или документы на право собственности помещения. Если жилье вами арендовано, то необходимо будет получить согласие собственника на использование его имущества в целях предпринимательской деятельности (даже если это только адрес для регистрации фирмы). Практика показывает, что собственники жилья, как правило, негативно относятся к подобным инициативам.

Во-вторых, при смене жилья Вам необходимо будет менять адрес фирмы в реестре, что в случае предприятия не является слишком простой процедурой.

Подробнее читайте: «Как изменить адрес польской компании»

В-третьих, в случае проверки представитель контролирующего органа вынужден будет прийти непосредственно к Вам домой, а это не всем подходит.

В-четвертых, регистрация на домашний адрес для некоторых направлений бизнеса может быть неуместной. К примеру, если Вы занимаетесь оптовой торговлей, строительными работами или перевозками, то регистрация компании на дому может усложнить коммуникацию с налоговыми органами Польши.

Рассматривать домашний адрес в качестве места регистрации фирмы можно когда Вы:

• регистрируете индивидуального предпринимателя, а не предприятие;
• работаете в сфере ИТ, как фрилансер.

При этих условиях Вы при необходимости сможете быстро изменить адрес регистрации, а Ваша предпринимательская деятельность на дому будет трактоваться контролирующими органами как нормальный и допустимый вариант работы.

3. Зарегистрировать фирму на «виртуальный офис»

Самым распространенным способом организации места официальной деятельности компании в Польше, а, следовательно, и адреса ее регистрации – является «виртуальный офис». Это услуга специализированных компаний, которые обеспечивают функционирование юридического адреса Вашего предприятия в Польше, принимают от Вашего имени корреспонденцию и уведомляют Вас об этом.

Виртуальность такого офиса условна. По своей сути это реальное офисное помещение с реальным адресом, в котором кроме вашей компании зарегистрированы также и другие предприятия. В офисе на постоянной основе работают менеджеры, основной задачей которых является обработка корреспонденции компаний-клиентов.

При работе с «виртуальным офисом» вы получаете:

• юридический адрес для регистрации компании в Польше;
• договор найма части помещения, необходимой для банка и контролирующих органов;
• услуги менеджера по приему корреспонденции вашей фирмы, сканирование писем и пересылке Вам их копий.

Конечно, на рынке Польши есть множество разнообразных предложений «виртуального офиса», однако выбирать стоит те компании, которые обеспечивают именно эти ключевые опции.

Подробнее об этом читайте в материале: «Как организовать работу «виртуального офиса» в Польше»

Мы в ЮФ “Romaniuk & Partners”, помогаем клиентам подобрать надлежащий виртуальный офис в городе, где планируется регистрация их компании.

Если Вам необходим адрес для польской фирмы и услуги “виртуального офиса” – обращайтесь! Мы сможем предложить Вам оптимальные решения.

Полную информацию о регистрации компании в Польше в 2026 году читайте по этой ссылке

У Вас остались вопросы?

Звоните мне: +38 (098) 275 57 33 ! 

+48 731 775 959 !

Расскажу обо всем подробнее!