Электронное вручение (E-Doreczenia) – новая форма официальной переписки в Польше

С начала 2025 года в Польше вводится новая форма официальной переписки – E-Doreczenia. Это специальная электронная система обмена корреспонденцией, призванная упростить и заменить в Польше отправку бумажных рекомендованных писем с уведомлением о вручении.

Основной и важнейший аспект изменений состоит в том, что использование E-Doreczenia стало обязательным для польских органов государственной власти в ситуациях, когда необходимо направить кому-то заказное письмо. Теперь это следует делать через новую электронную систему.

Вторая важная составляющая изменений – письмо, посланное через систему «E-Doreczenia» считается врученным адресату после истечения 14-дневного срока.

Владельцы и руководители бизнеса в Польше, в свою очередь, должны обязательно учитывать в своей работе такое нововведение, поскольку сообщения от налоговой службы, таможни или ZUS будут поступать уже новым каналом связи.

Как это работает:

1. Министерство Цифровизации Польши создало специальную электронную систему для переписки. В данной системе должны зарегистрироваться как государственные структуры, так и частные компании, а также индивидуальные предприниматели.

Установлен график обязательного внедрения E-Doreczenia для разных субъектов, а именно:

• от 01.01.2025 года – государственные учреждения, все вновь созданные компании и индивидуальные предприниматели.
• от 01.04.2025 года – все компании, зарегистрированные до 01.01.2025 года.
• от 01.07.2025 года – индивидуальные предприниматели при внесении изменений в информацию в реестре CEIDG.
• от 01.10.2025 года – все предприниматели, зарегистрированные до 01.01.2025 года.

Таким образом, в 2025 году все фирмы в Польше должны зарегистрироваться в системе E-Doreczenia.

2. Каждому зарегистрированному субъекту присваивается специальный уникальный адрес. В рамках системы формируется единая база электронных адресов (BAE), к которой будет доступ каждый зарегистрированный пользователь.

Информация об адресе E-Doreczenia для каждого юридического лица будет отображаться также среди данных в реестре KRS. Адреса индивидуальных предпринимателей, соответственно, будут содержаться в CEIDG.

3. Для каждого пользователя Министерство Цифровизации создает специальна электронная почта.

4. Доступ к этой почте будет иметь ее администратор – руководитель компании или специально определенное им для этого доверенное лицо. Администраторов может быть одновременно несколько. Вход в почту, получение и отправка писем с ее помощью осуществляется администратором с помощью индивидуальной электронной подписи (Profil zaufany или Podpis kwalifikowany).

5. В настройках электронной почты администратор указывает обычный емейл, на который будут приходить уведомления о полученном письме в E-Doreczenia.

В случае поступления на адрес вашей фирмы письма через систему E-Doreczenia, уведомление об этом придет на обычный электронный адрес администратора. Далее, администратору необходимо будет с помощью электронной подписи зайти на почту в этой системе и получить письмо. Если администратор этого не сделает, письмо все равно будет считаться доставленным фирме после истечения 14-дневного срока с момента отправки.

Для регистрации и внедрения E-Doreczenia необходимо:

1. Авторизироваться на портале Biznes.gov.pl. Для авторизации необходим Profil zaufany или Podpis kwalifikowany.

2. Заполнить и отправить Министру Циферизации представление о создании адреса и электронной почты в системе E-Doreczenia.

3. После создания ящика – активировать его с помощью электронной подписи (Profil zaufany или Podpis kwalifikowany).

4. Определить, кто будет администратором вашей почты. Это может быть владелец или руководитель компании, индивидуальный предприниматель напрямую, кто-то из работников или даже другое лицо, не связанное с фирмой. Чтобы быть администратором почты E-Doreczenia, необходимо иметь код PESEL и электронную подпись.

5. Указать в настройках почты обычный емейл, на который будут приходить уведомления из системы E-Doreczenia.

Важно также помнить, что адрес E-Doreczenia появляется в реестре предприятия или индивидуального предпринимателя автоматически после создания Министерством Циферизации. Запись такого адреса в реестр не требует от фирмы дополнительных представлений регистратору и оплаты регистрационного сбора.

Что будет, если не зарегистрировать фирму в E-Doreczenia

Штраф за отсутствие регистрации фирмы в новой системе не предусмотрен.

Однако в дальнейшем существует риск не получить важную корреспонденцию от контролирующих органов.

В настоящее время для компаний, не зарегистрированных в E-Doreczenia, документы контролирующими органами отправляются по гибридной почтовой процедуре PUH (Publiczna Usługa Hybrydowa) по следующему алгоритму:

1. Отправитель посылает электронный документ через E-Doreczenia.
2. Оператор услуги принимает цифровой документ, печатает его и упаковывает в конверт.
3. Почтовая служба доставляет бумажное письмо получателю по юридическому адресу регистрации.

Однако неизвестно, сколько еще времени контролирующие органы будут использовать эту гибридную процедуру при обязанности для всех субъектов предпринимательской деятельности регистрироваться в системе E-Doreczenia. Не исключен сценарий, при котором на определенном этапе внедрения изменений, Министерство Циферизации в одностороннем порядке присвоит всем незарегистрированным в системе фирмам электронные адреса E-Doreczenia.

Чтобы не потерять контроль над этим процессом и получать важную корреспонденцию, я рекомендую не медлить с регистрацией, а настроить E-Doreczenia в соответствии со своими потребностями и активно использовать новые возможности этой системы.

В случае необходимости, наши сотрудники смогут помочь Вам создать для фирмы почту в E-Doreczenia, а также взять на себя функции ее администратора.

У Вас остались вопросы?

Звоните мне: 

+38 (098) 275 57 33

+48 731 775 959 !

Расскажу обо всем подробнее!