В Украине В Польше
Введите свой email адрес, и мы отправим вам файл
E-mail

Мы отправим вам файл на почту

5 советов по организации работы «виртуального офиса» за границей

 Бизнес, начинающий  свою работу за границей,  не всегда имеет возможность организовать в другой стране работу собственного офиса. Это влечет за собой ряд затрат, как то: поиск подходящего помещения, арендная плата, коммунальные услуги, приобретение мебели и офисной техники, наем работников и тому подобное. В конце концов, не всегда и необходим  этот реальный офис.

 Оптимальное решение проблемы предлагают компании, представляющие услуги т.н. «виртуального офиса». Они обеспечивают адрес для регистрации вашего бизнеса, принимают входящую корреспонденцию и передают ее вам. В отдельных случаях, такой офис может принимать также телефонные звонки, коммуницировать с контролирующими органами, предоставлять вам в пользование реальные помещения для работы или переговоров.

Однако, не все предложения «виртуальных офисов» являются одинаково полезными, а фирмы предоставляющие их – профессиональными и клиентоориентированными. Нередко у владельцев бизнеса возникают проблемы в отношениях с такими иностранными контрагентами.

Вот несколько советов, как оптимально выбрать и настроить для своего бизнеса, работу «виртуального офиса» за рубежом (на примере работы в Польше).

  1. ВЫБИРАЙТЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ УСЛУГИ.

На рынке существует множество предложений по услугам «виртуального офиса». Их могут предоставлять как специализированные компании, так и бухгалтеры, юристы, таможенные брокеры, патентные поверенные и другие. Вы также можете иметь знакомого за рубежом, который предложит вам зарегистрировать бизнес по его адресу.

Выбирайте тех, кто специализируется именно на услугах «виртуального офиса». Почему? Характер работы бухгалтеров, юристов и других профессиональных специалистов, как правило, отличается от менеджерской работы с корреспонденцией. Они зарабатывают в других направлениях и проектах, а ведение «виртуального офиса» для них вторичное и мелкое. Поэтому, обычно, у них отсутствуют стандартизированные подходы к обработке входящей корреспонденции других компаний, дальнейшей ее передаче клиенту, охране конфиденциальной информации и тому подобное.

С регистрацией компании у знакомого за рубежом, еще сложнее. У вас не будет уверенности:

а) как долго будет длиться такое «сотрудничество»;

б) своевременно ли будет передаваться вам корреспонденция, и многое другое.

Компании, специализирующиеся собственно на «виртуальных офисах», в основном, серьезнее относятся к организации процесса предоставления таких услуг.

  1. ПЕРВОЕ ВПЕЧАТЛЕНИЕ ВАЖНО.

Выбирая себе «виртуальный офис», проанализируйте и оцените интернет-страницу компании, предоставляющей профессиональные услуги. Если сайт безнадежно устарел, содержание и способ размещения информации оставляет желать лучшего, это с высокой вероятностью может свидетельствовать, что и в работе с клиентами компания далека от надлежащих стандартов предоставления услуг.

По возможности, посетите также офис компании, познакомьтесь с руководством, оцените в общем, как у них организована работа «изнутри» и вызывают ли у вас доверие люди, предоставляющие услуги «виртуального офиса».

  1. ОПРЕДЕЛИТЕ И СОГЛАСУЙТЕ ПОРЯДОК СОТРУДНИЧЕСТВА.

В рамках «виртуального офиса» могут предоставляться услуги различного спектра и объема: от простой приемки писем, которые вы потом сами фактически забираете, до полной обработки корреспонденции и информирования вас удобными каналами связи.

Самым оптимальным вариантом является тот, при котором «виртуальный офис» получает корреспонденцию, сразу же сканирует ее (вместе с конвертом) и отправляет ее в ваш адрес или в адрес лица, которое вы для этого определите. Оригиналы документов, вы впоследствии, забираете в удобное для вас время.

Следует также оговорить вопросы приема «виртуальным офисом» представителей контролирующих органов. В процессе жизнедеятельности вашей компании, коммуникация с органами власти является неотъемлемой составляющей. В случае проверки или обычного визита чиновника для выяснения той или иной информации, работник «виртуального офиса» должен:

а) принять и уделить внимание представителю власти;

б) подтвердить факт нахождения вашей компании по этому адресу;

в) подтвердить, что правление вашей компании систематически собирается в этом офисе для решения вопросов ведения бизнеса;

г) предоставить представителю власти ваши контакты или контакты вашего менеджера для дальнейшей коммуникации.

  1. ЧИТАЙТЕ ДОГОВОР.

Крайне важно понимать условия договора с «виртуальным офисом», ведь вам, скорее всего, предложат подписать договор на иностранном языке. Как правило, по сути своей, это т.н. договоры присоединения , в которые вам не получится внести какие-нибудь кардинальные правки. На что следует обратить особое внимание?

Прежде всего, это должен быть договор найма (поднайма) помещения, а не договор пользования адресом, оказания услуг менеджера, бухгалтера, юриста и т.п. В дальнейшем ваш договор найма будет иметь значение при коммуникации с налоговыми и другими контролирующими органами. Предметом договора может быть определенное офисное помещение или его часть. Наем может оформляться как на все время, так и на определенные дни или часы (например, каждый четверг с 9.00 до 11.00).

Важно также понимать смысл ответственности за неисполнение сторонами своих обязательств и порядок прекращения действия договора. Довольно часто в договорах с «виртуальным офисом» устанавливается обязанность для клиента — после прекращения договора срочно перерегистрировать свою фирму на другой адрес. В противном случае – предполагается существенный штраф. Владельцы фирм часто не отслеживают момент прекращения договора и не выполняют вовремя этой обязанности.

  1. СЛЕДИТЕ ЗА РАСЧЕТАМИ.

Оплата за виртуальный офис зависит от объема заказанных услуг и может осуществляться каждый месяц, ежеквартально или на полгода или год вперед.

Мой совет — сделать подписку хотя бы на 6 месяцев. Это уменьшит стоимость услуг,

сэкономит время на администрирование процесса, а также расходы на бухгалтерский учет ежемесячных счетов.

Если клиент допускает задолженность, компания, предоставляющая услуги «виртуального офиса», как правило, прекращает договор в одностороннем порядке и перестает принимать корреспонденцию фирмы. Кроме того, установлена практика, когда владелец «виртуального офиса» обращается к регистратору о удалении сведений об адресе регистрации по этому должнику. При таких условиях вы рискуете потерять контроль над тем, что происходит в отношениях вашей иностранной компании и соответствующих контролирующих органов.

Поэтому не допускайте задолженностей. Если ваша компания временно не работает, лучше оптимизировать пакет услуг «виртуального офиса», чем вообще отказаться от  таких услуг.

 

У Вас остались вопросы?

Звоните нам: +38 (098) 275 57 33 ! 

Расскажем обо всем подробнее!

Автор Михаил Романюк

20 Август, 2018

Свяжитесь с нами
Вас заинтересовала совместная работа с нами?