Як обрати бухгалтера для фірми в Польщі

Бухгалтерський облік є невід’ємною складовою функціонування підприємства в Польщі.

В процесі обліку документується підприємницька діяльність, щоб держава могла слідкувати за правильністю ведення бізнесу. Бухгалтерія є свого роду «обличчям» компанії перед контролюючими органами. Від того, як організований та оформлений облік підприємства в Польщі, багато в чому залежать відносини фірми та податкової служби.

Однак форма – це лише одна сторона медалі. Іншою стороною є зміст підприємницької діяльності. Операції, які проводяться компанією повинні відповідати вимогам закону. Ці вимоги слід знати і розуміти, хоча складність і заплутаність правових приписів (особливо в податковій сфері) істотно ускладнює таке розуміння. Компанії, які активно ведуть діяльність, докладають значних зусиль щоб залишатися в рамках правового поля.

При вирішенні вказаних проблем, ключовою опорою для бізнесу є кваліфікований бухгалтер.

З одного боку, він забезпечує правильність організації та оформлення обліку на підприємстві, а з іншого – може вказати вам на законність тих чи інших операцій раніше, ніж це зробить податкова.

Вибір кваліфікованого партнера у сфері ведення бухгалтерського обліку для фірми в Польщі є вкрай важливим, однак і не простим.

Простори мережі Інтернет майорять різноманіттям пропозицій щодо ведення бухгалтерії в Польщі, стрічки соціальних мереж переповнені відео, де консультанти у різний спосіб переконують звернути увагу саме на них.

Як зробити правильний вибір в умовах існуючого інформаційного шуму?

На це питання в мене немає універсальних відповідей. Кожен шукає собі консультанта відповідно до своїх запитів та задач, які стоять перед бізнесом. Однак зі свого багаторічного досвіду спілкування як з бухгалтерами, так із власниками бізнесу в Польщі, можу дати кілька порад стосовно того, на що слід звернути увагу, обираючи собі фахівця по бухгалтерії.

Перш за все потрібно відповісти на найпоширеніше питання власників бізнесу, які починають свою діяльність в Польщі: яку форму співпраці з бухгалтером обрати – бухгалтер в штаті чи послуги бухгалтерської компанії (аутсорсинг)? Більшість обирають другий варіант. Це оптимальніше по затратах, а також бухгалтерські фірми зазвичай мають більше експертизи та операційних можливостей для якісного надання послуг.

Друге найпоширеніше питання: чи має значення місцезнаходження бухгалтерської компанії в Польщі? Насправді – не має. Ваша компанія може бути зареєстрована, наприклад, у Ряшеві чи у Варшаві, а бухгалтер може знаходитися в Кракові чи в іншому місті. У будь-якому випадку увесь документообіг між бухгалтером та податковою здійснюється електронно.

Читайте також: “Юридична адреса та «віртуальний офіс» для фірми в Польщі”

Обираючи собі компанію-консультанта для ведення бухгалтерського обліку фірми в Польщі, особливу увагу варто звертати на такі критерії:

1. Фаховість

Бухгалтерська компанія повинна мати спеціалістів з необхідним рівнем експертності для супроводу вашого бізнесу. Адже в різних напрямках діяльності є свої особливості. Експортно-імпортні операції відрізняються від діяльності транспортних компаній чи агенцій по працевлаштуванню. Не всі бухгалтери в Польщі можуть мати  достатньо компетенції, щоб вести облік в необхідній для вас сфері.

Більше того, в Польщі зустрічається бухгалтери, які взагалі не готові працювати з підприємствами, обмежуючись супроводом виключно індивідуальних підприємців (ФОПів).

Аналізуючи рекламні пропозиції бухгалтерських компаній, не зайвим буде поцікавитися рівнем фахової освіти осіб, які вас безпосередньо вестимуть. Поширеними є випадки, коли послуги по веденню бухгалтерського обліку підприємства в Польщі пропонують консультанти, які не мають відповідної польської вищої освіти, а лише освітні курси по веденню бухгалтерії. Найчастіше, це стосується наших співгромадян, що переїхали до Польщі, і в такий спосіб здобули нову спеціальність.

Звичайно, не можна в повній мірі судити про фаховість конкретної особи з освітніх документів. Однак більше можливостей розібратися в складних нюансах польського податкового законодавства мають спеціалісти з відповідною вищою освітою, здобутою в Польщі.

2. Досвід роботи

Цей критерій нерозривно пов’язаний з попереднім. Адже досвід роботи, як правило, підвищує фаховість спеціалістів. Чим довше компанія працює на ринку, тим більше в неї за спиною вирішених кейсів, а її бізнес-процеси стають більш злагодженими та систематизованими.

Тому у виборі між новоствореною фірмою та бухгалтерською компанією з багаторічним стажем, досвідченіший консультант завжди користуватиметься перевагою.

3. Доступ в комунікації

Комунікація керівників фірми з бухгалтерською компанією є надзвичайно важливою. Особливо якщо це стосується бізнесу в іноземній юрисдикції.

Читайте також «Ризики бізнесу в Польщі»

По-перше, ви повинні розуміти алгоритм роботи з обраною бухгалтерською фірмою, коло питань, за які вона відповідає, а також те, що буде потрібно від вас для організації нормальної роботи.

По-друге, у вас має бути можливість, за необхідності, сконтактуватися з представником бухгалтерської компанії і задати ті питання, які вас цікавлять щодо обліку вашого підприємства.

Поширеними в Польщі є випадки, коли бухгалтери після підписання договору раптово втрачають свою клієнтоорієнтованість: систематично не відповідають на телефонні дзвінки та емейл-повідомлення. Це не є нормальною ситуацією. За таких умов доцільно подумати над зміною бухгалтерської компанії.

Важливим аспектом є мова комунікації. Якщо ви не спілкуєтеся польською, то слід обирати консультантом ту бухгалтерську компанію, де спілкуються зрозумілою вам мовою (українською, англійською чи російською).

Не всі бухгалтери в Польщі готові до постійної дистанційної співпраці. Особливо це стосується локальних компаній, що мають лише польських бухгалтерів та менеджерів. Вони здебільшого потребують особистих зустрічей з клієнтом для вирішення тих чи інших поточних питань.

4. Ціна

Фактор, безперечно, важливий, але не основний. Якщо в процесі вибору консультанта ставити вартість послуг наріжним каменем і шукати найдешевшу пропозицію на ринку – можна легко втратити на фаховості та клієнтоорієнтованості бухгалтера. Однак і найдорожчі пропозиції співпраці не завжди наповнені відповідним ціннісним змістом.

Ціноутворення послуг бухгалтерських компаній, зазвичай, формується з огляду на кількість платіжних документів, які ви подаєте до обліку за календарний місяць, та кількість працівників, яким потрібно нараховувати заробітну плату. За основу розрахунку вартості послуг береться погоджена в договорі тарифна сітка, де кількості платіжних документів та облікованих працівників відповідає певна визначена сума. Важливо у відносинах з бухгалтером розуміти також і вартість додаткових послуг: корекція вже поданих декларацій, підготовка річних звітів, додаткові консультації тощо.

Як обирати бухгалтера в Польщі

Враховуючи критерії, які важливі для вас в процесі роботи, потрібно буде знайти відповідну компанію, яка допомагатиме вам з веденням бухгалтерського обліку підприємства в Польщі.

Читайте також: “Як відкрити банківський рахунок для фірми в Польщі”

Щоб вдало підібрати собі консультанта акцентуйте свою увагу на кілька моментів:

1. Поради. В першу чергу, за можливості, зверніться за порадою до знайомих вам власників чи керівників бізнесу в Польщі. Розпитайте, з ким вони працюють по бухгалтерському супроводу польської фірми та чи задоволені вони цією співпрацею.
2. Пропозиції в мережі Інтернет. Проаналізуйте оферти, що публікуються в Інтернеті. Зверніть увагу на наявність та зміст опублікованих на сайті компанії блогів, консультацій та роз’яснень.
3. Особиста розмова. Поспілкуйтеся безпосередньо з керівником бухгалтерської компанії або з її менеджером, чи безпосередньо з бухгалтером. Задайте питання, які вас цікавлять. З’ясуйте, з ким ви спілкуватиметеся в процесі роботи, та з ким консультуватиметесь у разі потреби.

Як відбувається співпраця з бухгалтерською компанією

Ви укладаєте з компанією договір та оформлюєте довіреність на конкретного бухгалтера, що буде вас вести (UPL-1). Якщо вам для ведення діяльності необхідно одержати статус платника VAT (ПДВ), бухгалтер готує відповідну декларацію (VAT-R). Якщо після реєстрації підприємства в Польщі ви не подавали до податкової служби заповнений формуляр  NIP-8, або є необхідність оновити ті чи інші відомості про компанію – потрібно, щоб бухгалтер підготував також і NIP-8. Усі вказані документи слід підписати та подати до податкової служби (особисто або надіслати поштою).

Щомісяця вам потрібно буде подавати бухгалтерській компанії фактури за попередній місяць: як виставлені вами, так і одержані від контрагентів. Бухгалтер вносить ці фактури до електронного обліку та на їх основі формує і подає від імені вашої компанії до податкової служби необхідні декларації, розраховує розмір податків та зборів до сплати, надає необхідну інформацію для правильного проведення вами платежів.

За наслідками податкового року, бухгалтер формує річну декларацію по податку на прибуток  (CIT-8) та готує річну фінансову звітність, яку вам потрібно буде не забути зареєструвати в державному судовому реєстрі  (KRS).

Наша Юридична фірма «Romaniuk & Partners» вже багато років співпрацює з фаховою бухгалтерською компанією в Польщі, яку при необхідності ми відповідально зможемо порадити до співпраці і Вам.

Повну інформацію про реєстрацію фірми в Польщі в 2026 році читайте за цим посиланням

У Вас залишилися запитання?

Телефонуйте: +38 (098) 275 57 33

+48 731 775 959 !

Розповім про все детальніше!